PHI VAR TOULON  (Association Humanitaire Internationale Varoise) organisation d’intérêt général, déclarée sous le N° SIRET 42502423900021
N° RNA : W83 2000 548. N° APE : 9499Z [Activité  organisation associative]
Depuis 40 ans, notre association, portée par l’adhésion volontaire de ses membres, s’engage à vos côtés pour mener des actions humanitaires concrètes et solidaires.
L’association a pour objet d’analyser et de recenser les besoins sanitaires des populations défavorisées afin d’adapter les moyens d’intervention appropriés, de fournir du matériel médical et des dispositifs médicaux aux pays en développement et aux populations les plus vulnérables, ainsi que de contribuer à la planification et à la mise en œuvre d’actions de formation, de prévention et d’éducation à la santé. Elle peut également réaliser toutes opérations se rapportant directement ou indirectement à cet objet ou à des objectifs similaires.

Convention de partenariat pour dons matériels
Pourquoi établir une convention avec PHI VAR FRA est essentielle pour les associations partenaires et organismes humanitaires sollicitant des dons matériels
(a) Contexte et objectifs de la convention
Une convention permet de définir clairement les rôles, responsabilités et engagements de chaque partie (PHI VAR et l’association bénéficiaire). Cela évite les malentendus et garantit que les dons matériels sont utilisés conformément aux objectifs humanitaires partagés.
(b) Traçabilité et transparence des dons
La convention formalise la remise des dons, assurant une traçabilité rigoureuse. Cela est essentiel pour PHI VAR afin de justifier l’usage des ressources collectées auprès des donateurs, et pour les associations bénéficiaires afin de prouver la bonne réception et utilisation des dons.
(c) Respect des règles légales et réglementaires
En tant qu’association humanitaire, PHI VAR doit se conformer à des obligations légales concernant la gestion des dons, notamment en matière fiscale, comptable et de contrôle interne. La convention permet d’encadrer ces aspects et de sécuriser juridiquement les échanges.
(d) Protection de l’image et de la réputation de PHI VAR
En établissant une convention, PHI VAR s’assure que les associations partenaires respectent ses valeurs, ses règles éthiques et ses objectifs. Cela protège l’image de PHI VAR et évite que des dons soient détournés ou mal utilisés, ce qui pourrait nuire à sa crédibilité.
(e) Organisation et coordination des actions humanitaires
La convention facilite la coordination entre PHI VAR FRA et les associations partenaires, en précisant les modalités pratiques (livraison, stockage, distribution des dons). Cela optimise l’efficacité des actions humanitaires menées.
(f) Gestion des litiges et résolution des conflits
En cas de problème ou de désaccord, la convention sert de référence pour résoudre les conflits de manière amiable et encadrée, évitant ainsi des procédures longues et coûteuses.
❖ Résumé, la convention est un outil indispensable pour PHI VAR FRA afin d’assurer une gestion rigoureuse, transparente et conforme des dons matériels et autres, tout en protégeant ses intérêts et en garantissant l’efficacité de ses actions humanitaires.

Charte de visibilité et de valorisation des dons
Dans le prolongement de la convention de partenariat établie entre PHI VAR FRA et les organismes bénéficiaires, une attention particulière est portée à la valorisation visuelle des actions réalisées grâce aux dons matériels.
★ Importance du retour visuel
Les photographies transmises après réception ou distribution des dons constituent un témoignage concret des actions menées sur le terrain.
Elles permettent à PHI VAR de valoriser l’engagement de ses bénévoles, partenaires et donateurs, mais également d’illustrer de manière concrète l’impact des matériels collectés et acheminés auprès des structures bénéficiaires. Un retour visuel de qualité contribue directement à la crédibilité de PHI VAR, à son image auprès du public et de ses partenaires ainsi qu’à la poursuite de nouvelles actions de solidarité.
(b) Qualité des photographies transmises
Les organismes bénéficiaires sont invités à transmettre des photographies permettant de présenter les dons reçus dans des conditions adaptées à leur diffusion. Dans la mesure du possible, les photographies devront être :

• • nettes et suffisamment lumineuses ;
  • cadrées de manière à identifier clairement le matériel reçu ;
  • réalisées dans un environnement adapté et respectueux ;
  • transmises dans une résolution suffisante pour une utilisation numérique ou imprimée.

Une attention particulière devra être portée à la qualité générale de l’image afin que les photographies puissent être utilisées pour présenter dignement les actions conduites par PHI VAR FRA.
(c) Visibilité de PHI VAR
Lorsque des éléments d’identification PHI VAR sont fournis à l’occasion d’une action — logo, affiche, banderole, panneau, support imprimé ou autre élément de communication — leur présence sur certaines photographies est souhaitée afin de permettre l’identification de l’action menée.
L’identité visuelle de PHI VAR devra être utilisée dans le respect de son image.
Le logo ne devra notamment pas être déformé, raturé, recoloré, masqué ou utilisé dans un contexte pouvant porter préjudice à l’association.
(d) Utilisation et diffusion des photographies
Sous réserve du respect du droit à l’image et des autorisations nécessaires, les photographies et visuels transmis à PHI VAR pourront être utilisés afin de présenter, promouvoir et valoriser les actions humanitaires menées par l’association.
Ces contenus pourront notamment être publiés sur :

• le site internet de PHI VAR FRA ;
• les comptes et pages Facebook officiels administrés par l’association via ses bénévoles ;
• les comptes Instagram officiels administrés par l’association ;
• ainsi que, le cas échéant, les supports institutionnels ou de communication de l’association relatifs à ses actions.

Cette utilisation s’inscrit exclusivement dans le cadre de la communication, de l’information et de la valorisation des activités associatives de PHI VAR.
La transmission de photographies destinées à être communiquées à PHI VAR implique que l’organisme transmetteur se soit préalablement assuré de disposer des droits et autorisations nécessaires permettant leur diffusion sur ces différents supports.
(e) Confirmation de la réception du matériel
En complément des photographies, PHI VAR peut demander à l’organisme bénéficiaire un document confirmant la bonne réception du matériel.
Cette confirmation pourra notamment indiquer :

• la date de réception ;
• l’organisme bénéficiaire ;
• la destination du matériel ;
• la nature du matériel réceptionné ;
• le nom du responsable ou représentant ayant réceptionné le don ;
• sa signature et, lorsque cela est possible, le cachet de l’organisme.

Ce document constitue avant tout un retour concret permettant à PHI VAR FRA de disposer d’une confirmation de l’arrivée du matériel auprès de son destinataire.
(f) Respect des personnes photographiées
La valorisation des actions humanitaires doit toujours être réalisée dans le respect de la dignité des personnes.
Les organismes transmettant des photographies à PHI VAR doivent s’assurer qu’ils disposent des autorisations nécessaires lorsque des personnes sont identifiables et que les images peuvent être utilisées dans le cadre de la communication de l’association, notamment sur son site internet et ses réseaux sociaux officiels Facebook et Instagram.
Lorsque les autorisations nécessaires ne sont pas disponibles, les prises de vue devront privilégier le matériel, les installations ou des cadrages ne permettant pas d’identifier les personnes concernées.
❖ Résumé, les retours photographiques et les confirmations de réception permettent de donner une réalité concrète aux actions menées par PHI VAR. Au-delà de la réception matérielle du don déjà encadrée par la convention de partenariat, ces éléments permettent de montrer son impact, de valoriser les actions réalisées et de préserver une image cohérente, professionnelle et respectueuse de PHI VAR.
Les photographies transmises peuvent ainsi contribuer à la communication de l’association sur son site internet et sur ses réseaux sociaux officiels, notamment Facebook et Instagram, dans le respect des droits des personnes représentées.

Siège social : 191, rue de la Reine Jeanne, FRA TOULON 83000 (région Provence-Alpes-Côte d’Azur)
Téléphone : 04 94 91 58 46 – courriel contact@phivar.fr
Contact postal : PHI VAR ● 191, rue de la reine Jeanne, TOULON
Site internet de l’association : https://phivar.fr
Présidente de PHI VAR FRA TOULON : M.Laure Viallet

Hébergement du site
IONOS SARL – Siège social : 7 PLACE DE LA GARE, 57200 SARREGUEMINES – France. Téléphone : 0805542180
Conception et réalisation du site : Agence Lighthouse FRA TOULON 83000
Édition & gestion du site : Maintenance éditoriale et technique : Ger. Laj. (bénévole), désigné par l’association.
Directrice de la publication : Marie-Laure Viallet, présidente de PHI VAR FRA TOULON.
PHI VAR se réserve le droit de modifier et mettre à jour à tout moment sans préavis, l’accès au site ainsi que les mentions légales.

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